Les étapes, la règlementation, vos interlocuteurs
Réserver le lieu (site, salle)
- Salles municipales : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. - Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
- Sites extérieurs : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. - Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
- Gymnase de Chantoiseau : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. - 05 49 05 37 10
Déclarer la manifestation
- à la mairie : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. - Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. - Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
ET/OU - à la Préfecture de Niort : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. - Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
- Manifestations et grands rassemblements : https://www.deux-sevres.gouv.fr/Demarches/Manifestations-et-grands-rassemblements
- Manifestations sportives (déclaration en ligne) : https://manifestationsportive.fr/
Organiser une vente au déballage
L'organisation d'une vente au déballage est soumise à une règlementation spécifique :
- déclaration préalable à l'aide du formulaire cerfa 13939*01 . A compléter en ligne, à imprimer et à transmettre à la mairie de La Crèche.
- tenue d'un registre permettant l'identification des vendeurs,
- attestation sur l'honneur pour les particuliers
Retrouvez ICI la règlementation relative à la vente au déballage
Réserver le matériel
Voir rubrique Prêt de matériel
Démander un arrêté de circulation
Dispositif de secours et de sécurité
Selon la manifestation, voir recommandations pour la mise en place de :
- Dispositif Prévisionnel de Secours (DPS),
- Service de Sécurité Incendie et d'Assistance à Personnes (SIAP),
- Plan Vigipirate
https://www.deux-sevres.gouv.fr/Demarches/Manifestations-et-grands-rassemblements
Déclarer à la Sacem et/ou à la Sacd
La diffusion de musique lors d'un événement nécessite une déclaration auprès de la SACEM.
Les démarches sont à effectuer en ligne : https://www.sacem.fr/
Contact Sacem Poitou Charentes : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..
Débit de boissons
Une association peut ouvrir une buvette à l’occasion d’un événement qu’elle organise, si elle remplit l’ensemble des conditions suivantes :
- les boissons disponibles ne comportent pas ou peu d’alcool (elles appartiennent aux groupes 1 et 3 de la classification officielle des boissons),
- elle a adressé au maire de la commune concernée une demande d'autorisation d'ouverture temporaire d'un débit de boissons au moins 15 jours avant
- le Maire a accordé l’autorisation.
Une association ne peut formuler une autorisation que pour un certain nombre d’événements par an :
- 5 fois par an pour les associations organisant des événements,
- 10 fois par an pour les associations sportives agréées par le ministère des sports souhaitant mettre en place une buvette au sein d’une enceinte sportive (la durée de la buvette étant limitée à 48 heures),
Si elle a établi le calendrier annuel de ses manifestations, l’association peut présenter au Maire une demande d’autorisation groupée pour l’ensemble de ses buvettes temporaires. Dans ce cas, elle doit le faire au moins 3 mois avant la première manifestation.
La demande d'autorisation d'ouverture temporaire d'un débit de boissons est à effectuer auprès de l'accueil de la Mairie. Télécharger le formulaire : Debitboisson.pdf
Règles applicables à l'ouverture d'un débit de boisson
Prévention des risques liés à la consommation d'alcool
Les organisateurs peuvent être tenus responsables en cas d'accidents, dégâts et troubles de l'ordre public liés à la consommation d'alcool
Assurance
La commune a souscrit les garanties nécessaires pour assurer les salles. Toutefois, elle ne saurait être tenue responsable pendant les périodes de mises à disposition.
L'association devra vérifier auprès de son assureur si l’événement, le lieu, le matériel prêté ou loué, les participants et les bénévoles sont bien couverts.
Opter pour une démarche éco-responsable
Trier les déchets (voir "réserver des bacs de tri")
Limiter les déchets en invitant les participants à amener leurs couverts
limiter l'impression des supports de communication
Inviter les participants à utiliser des modes de transports doux
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Réserver des bacs de tri
Communication
Voir rubrique Communication