Organiser une manifestation

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Les étapes, la règlementation, vos interlocuteurs

 

Réserver le lieu (site, salle)

    • Salles municipales : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. - Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
    • Sites extérieurs : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. - Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.  
    • Gymnase de Chantoiseau : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. - 05 49 05 37 10

 

Déclarer la manifestation

    • à la mairie : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.  - Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. - Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

      ET/OU
    • à la Préfecture de Niort : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. - Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

 

Organiser une vente au déballage

L'organisation d'une vente au déballage est soumise à une règlementation spécifique :

  • déclaration préalable à l'aide du formulaire cerfa 13939*01 . A compléter en ligne, à imprimer et à transmettre à la mairie de La Crèche.
  • tenue d'un registre permettant l'identification des vendeurs,
  • attestation sur l'honneur pour les particuliers

Retrouvez ICI la règlementation relative à la vente au déballage

 

Réserver le matériel

Voir rubrique Prêt de matériel

 

Démander un arrêté de circulation

Le formulaire cerfa 14024 permet de demander, à la mairie ou au conseil départemental selon le type de voirie concerné, un arrêté temporaire de circulation ou de stationnement.

 

Dispositif de secours et de sécurité

Selon la manifestation, voir recommandations pour la mise en place de :

    • Dispositif Prévisionnel de Secours (DPS),
    • Service de Sécurité Incendie et d'Assistance à Personnes (SIAP),
    • Plan Vigipirate

https://www.deux-sevres.gouv.fr/Demarches/Manifestations-et-grands-rassemblements

 

Déclarer à la Sacem et/ou à la Sacd

La diffusion de musique lors d'un événement nécessite une déclaration auprès de la SACEM.

Les démarches sont à effectuer en ligne : https://www.sacem.fr/

Contact Sacem Poitou Charentes : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser..

 

Débit de boissons

Une association peut ouvrir une buvette à l’occasion d’un événement qu’elle organise, si elle remplit l’ensemble des conditions suivantes :

  • les boissons disponibles ne comportent pas ou peu d’alcool (elles appartiennent aux groupes 1 et 3 de la classification officielle des boissons),
  • elle a adressé au maire de la commune concernée une demande d'autorisation d'ouverture temporaire d'un débit de boissons au moins 15 jours avant
  • le Maire a accordé l’autorisation.

Une association ne peut formuler une autorisation que pour un certain nombre d’événements par an :

  • 5 fois par an pour les associations organisant des événements,
  • 10 fois par an pour les associations sportives agréées par le ministère des sports souhaitant mettre en place une buvette au sein d’une enceinte sportive (la durée de la buvette étant limitée à 48 heures),

Si elle a établi le calendrier annuel de ses manifestations, l’association peut présenter au Maire une demande d’autorisation groupée pour l’ensemble de ses buvettes temporaires. Dans ce cas, elle doit le faire au moins 3 mois avant la première manifestation.

La demande d'autorisation d'ouverture temporaire d'un débit de boissons est à effectuer auprès de l'accueil de la Mairie. Télécharger le formulaire : Debitboisson.pdf

Règles applicables à l'ouverture d'un débit de boisson

 

Prévention des risques liés à la consommation d'alcool

Les organisateurs peuvent être tenus responsables en cas d'accidents, dégâts et troubles de l'ordre public liés à la consommation d'alcool

 

Assurance

La commune a souscrit les garanties nécessaires pour assurer les salles. Toutefois, elle ne saurait être tenue responsable pendant les périodes de mises à disposition.

L'association devra vérifier auprès de son assureur si l’événement, le lieu, le matériel prêté ou loué, les participants et les bénévoles sont bien couverts.

 

Opter pour une démarche éco-responsable

Trier les déchets (voir "réserver des bacs de tri")

Limiter les déchets en invitant les participants à amener leurs couverts

limiter l'impression des supports de communication

Inviter les participants à utiliser des modes de transports doux

...

 

Réserver des bacs de tri

Le Syndicat Mixte à la Carte du Haut Val de Sèvre et Sud Gâtine souhaite accompagner les organisateurs de manifestations pour améliorer la qualité du tri et pour diminuer la quantité de déchets produits lors d’évènements festifs, sportifs ou culturels.

Le SMC peut vous aider à estimer vos besoins et à mettre en place des actions de réduction des déchets.

Pour être prise en compte, la demande doit être faite au plus tard 1 mois avant l’évènement. La gratuité du service (hors livraison) est accordée pour les associations du territoire uniquement, à raison de 1 fois par an.

La collecte et le prêt des bacs sont pris en charge par le SMC. Seule la livraison des bacs est payante.

Téléchargez le FORMULAIRE DE DEMANDE DE BACS.docx OU FORMULAIRE DE DEMANDE DE BACS.pdf pour faire établir un devis par le SMC

Contact : Syndicat Mixte à la Carte (SMC) : 05 49 05 37 10 - Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. 

 

Communication

Voir rubrique Communication

 

Site officiel de la ville de La Crèche